Tapahtumien järjestäminen vaatii arviointia ja ennakkosuunnittelua. Hyvin suunniteltu ja toteutettu turvallisuussuunnittelu auttaa sujuvan, miellyttävän ja turvallisen tapahtuman järjestämisessä, kun vastuualueet ovat selkeitä ja tehtävät kuvattu. Tapahtuman järjestäjä vastaa tapahtuman turvallisuudesta kokonaisuudessaan. Tapahtumien turvallisuutta koskevat useat eri lainsäädännöt ja niitä valvovat useat eri viranomaiset.
Riskien tunnistaminen
Tapahtumaa suunniteltaessa toiminnan turvallisuutta arvioidaan erilaisista näkökulmista. Riskit on tunnistettava ennen käytännön toteutuksen aloittamista, jotta niihin voidaan vaikuttaa. Jos suunnitellun toiminnan riskit ovat kestämättömiä, toimintaa ei toteuteta. Riskikartoituksen tavoitteena on mahdollisten vaarojen tunnistaminen, niistä johtuvien seurausten ymmärtäminen sekä niihin varautuminen.
Riskien tunnistamisessa on kiinnitettävä huomiota ainakin seuraaviin tekijöihin:
- Veden varaan joutuminen tai hukkumisvaara
- Suuresta liike-energiasta aiheutuvat vaarat
- Korkealta putoamisen vaara
- Ihmisten suuresta määrästä aiheutuvat vaarat
- Äärimmäisistä olosuhteista tai äkillisistä olosuhteiden muutoksista aiheutuvat vaarat
- Suurten tai muuten vaarallisten eläinten aiheuttamat vaarat
- Palveluympäristön syrjäisen sijainnin aiheuttamat vaara
LISÄTIETOJA:
Kulutuspalvelujen turvallisuus (Tukes)
Palveluntarjoajan yleiset velvollisuudet (Tukes)
Laki kulutuspalvelujen turvallisuudesta (Finlex)
Webinaari lakimuutoksesta (Suomen Latu)
DOKUMENTTIPOHJIA:
Riskikartoitus, word (erityisesti matalariskinen toiminta)
Riskikartoitus, täytettävä pdf (erityisesti vaativammat toiminnot)
Tapahtuman turvallisuuden suunnitteleminen
Riskien tunnistamisen jälkeen laaditaan suunnitelma siitä, miten havaittuja riskejä hallitaan. Laki kulutuspalvelujen turvallisuudesta velvoittaa turvallisuusdokumentointiin kaikkien toimintamuotojen osalta silloin, kun toimintaan osallistuu henkilöitä, jotka eivät ole yhdistyksen jäseniä. Turvallisuusdokumentointi toteutetaan suhteutettuna toimintamuodon vaativuuteen. Hyvin suunniteltu toiminta helpottaakin toimintaa aina ja kannattaa myös yhdistyksen sisäisessä toiminnassa.
DOKUMENTOINTIPOHJIA:
Turvallisuussuunnitelma (word)
Pelastussuunnitelma
Pelastussuunnitelma on viranomaisille tehtävä asiakirja, joka on laadittava yleisötilaisuuksiin ja muihin tapahtumiin, joihin osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi sisältyy merkittävä henkilö- tai paloturvallisuusriski. Pelastussuunnitelma on laadittava tapahtumaan, jossa:
- arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä
- käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja
- tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta
- tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille
Pelastussuunnitelmaan liittyvät käytännöt vaihtelevat alueittain, joten ennen suunnitelman laatimista kannattaa olla yhteydessä oman alueen pelastuslaitokseen ja varmistaa alueelliset toimintaperiaatteet.
LISÄTIETOJA:
Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma (Pelastustoimi)
DOKUMENTOINTIPOHJIA:
Mallipohja pelastussuunnitelman laatimiseen
Järjestäjät ja järjestyksenvalvonta
Järjestäjien on oltava tapahtuman aikana tunnistettavissa esimerkiksi yhteneväisestä pukeutumisesta, jotta osallistujat tietävät kenen puoleen tarvittaessa kääntyä. Hyödyllistä on myös rakentaa kunnollinen infopiste sekä viitoitusjärjestelmä tapahtuman keskeisiin paikkoihin. Tapahtumassa on myös oltava riittävä määrä poliisin hyväksymiä järjestyksenvalvojia. Poliisi määrittää koulutettujen ja kouluttamattomien järjestyksenvalvojien tarpeen tapahtumakohtaisesti sen luonteesta ja koosta riippuen. Järjestyksenvalvojien tulee kantaa järjestyksenvalvojan tunnisteliiviä tai -laattaa. Turvallisuuspäällikkö vastaa järjestyksenvalvojien toiminnasta tapahtuman aikana. Mikäli omasta yhdistyksestä ei löydy tarvittavaa määrää kortillisia järjestyksenvalvojia, kannattaa heitä tiedustella muista paikkakunnan yhdistyksistä. Poliisi usein myös hyväksyy tilapäiseksi järjestyksenvalvojaksi kortittoman henkilön, mikäli tapahtumassa on myös kortillisia järjestyksenvalvojia.
LISÄTIETOJA:
Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista
Vahinko- ja läheltä piti -tilanteista ilmoittaminen
Huolellisestakin suunnittelusta huolimatta vahinkoja saattaa joskus tapahtua. Tällöin itse tilanteen hoitamisen ja jälkipurun lisäksi onnettomuuksista ja läheltä piti -tilanteista tehdään tapahtumaraportti, joka toimitetaan Suomen Ladun hallintopäällikölle. Raportoinnin ensisijaisena tavoitteena on ymmärtää tapahtumien kulku ja auttaa muitakin oppimaan tapahtuneesta, jotta vastaavat tilanteet voidaan välttää tulevaisuudessa.
Vakavista onnettomuuksista ja läheltä piti -tilanteista ilmoitetaan myös Tukesille (Turvallisuus- ja kemikaalivirasto) / kirjaamo@tukes.fi