Onnistu tapahtuman järjestämisessä

Tapahtuman järjestämiseen kannattaa suhtautua projektina, joka alkaa tapahtuman ideoinnilla ja suunnittelulla sekä tapahtumaorganisaation kokoamisella. Projekti päättyy tapahtuman purkamiseen, palautteen keruuseen ja tapahtuman mittaamiseen. Tapahtumalla ja projektilla on paljon yhteisiä ominaispiirteitä. Näitä ominaispiirteitä ovat esimerkiksi selkeät tavoitteet ja oma erillinen aikataulu sekä usein erikseen muodostettu tapahtumaorganisaatio.

Tapahtumaorganisaatio rakennetaan tarvittavien vastuualueiden pohjalle. Sitä voi tapahtumakohtaisesti muokata ja täydentää tarpeen mukaan. Arvio tarvittavien vapaaehtoisten (valvojat, ohjaajat, kioskimyyjät yms.) määrästä vaihtelee tapahtuman laajuuden sekä toimintapisteiden määrän mukaan.

Mistä vapaaehtoisia?

Vapaaehtoisten rekrytointia on hyvä miettiä etukäteen, sillä tapahtuman järjestämiseen tarvitaan paljon osaavia ja innokkaita ihmisiä. Tätä voi edistää esimerkiksi listaamalla kanavia, miten heitä voisi kontaktoida. Kannattaa myös pyytää suoraan tuntemiaan henkilöitä vapaaehtoisiksi. Tapahtuman johtajan rooli rekrytoinnissa on keskeinen. Mitä paremmin sopivien vapaaehtoisten löytäminen onnistuu, sitä vähemmän johtajan tarvitsee hoitaa monenlaisia juoksevia asioita. Näin hän voi keskittyä johtamiseen. Hyvä organisointi edistää sekä johtajan että kaikkien muidenkin järjestäjien jaksamista.

Näin löydät vapaaehtoisia

• Laita avoin ilmoittautuminen yhdistyksen nettisivuille ja some-kanaviin.
• Soita henkilökohtaisesti tiedossa oleville erityisosaajille (turvallisuus, lajiosaaminen jne.)
• Ota yhteyttä oppilaitoksiin ja kysy sieltä mahdollisia opintoihin liittyviä mahdollisuuksia olla mukana
• Ota yhteyttä lähistön muihin yhdistyksiin ja latualueen yhdyshenkilöön yhteistyön merkeissä
• Ota yhteyttä alueen muihin seuroihin ja yhdistyksiin. Muista myös tarjoutua heille avuksi tarpeen vaatiessa
• Kysy koulujen vanhempainyhdistyksistä Kartoita muita mahdollisia paikkoja

Muista vapaaehtoisia rekrytoidessasi

• Pyydä selkeään yksilöityyn tehtävään
• Kerro, kuinka monta tuntia tehtävään menee
• Ole joustava ja tarjoa vapaaehtoisen elämäntilanteeseen sopivia tehtäviä
• Mukavaan porukkaan on kiva tulla vapaaehtoiseksi, mikä lisää halukkuutta osallistua jatkossakin tapahtumien järjestämiseen
• Lähesty potentiaalisia vapaaehtoisia hyvissä ajoin, ihmisten kalenterit ovat nykyisin aika täynnä
• Älä pahastu kieltäytymisestä
• Muista perehdyttämisen tärkeys!

Jokaisen vapaaehtoisen on tärkeä ymmärtää tapahtuman tavoitteet, hallita koko tapahtuma-alue ja sen toiminnot sekä osata vastata yleisimpiin kysymyksiin. Lisäksi kunnon perehdytys omaan työtehtävään on tärkeää ja tutustuminen omaan tiimiin sekä tiimin vetäjään. Tärkeää on huomioida vapaaehtoiset aina kiitospuheissa. Lisäksi kannattaa järjestää vaikka pienimuotoinen tilaisuus, missä erikseen kiitetään ja juhlitaan tapahtuman järjestämistä vapaaehtoisten kanssa.

Viestintä ja markkinointi vaativat suunnittelua ja työtä, jotta tieto tapahtumasta tavoittaa kiinnostuneet. Tapahtumasta viestiminen ja hyvät ennakkotiedot lisäävät mielenkiintoa sekä madaltavat kynnystä osallistua tapahtumaan. Nykyisin on monia eri viestintäkanavia ja viestintäkanavan valinnassa kannattaa hyödyntää ajatusta siitä, kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä kanavaa pitkin tavoitetta heidät? Muista ilmoittaa kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä osallistujat tarvitsevat mukaan.

Ensimmäisenä kannattaa laatia tapahtumalle viestintä- ja markkinointisuunnitelma

Suunnitelmaa voi lähteä rakentamaan seuraavien kysymysten avulla:

• Mitä tavoitteita viestinnällä ja markkinoinnilla on?
• Mikä kertoo tavoitteiden saavuttamisesta?
• Mitkä ovat tapahtuman sidosryhmiä?
• Mille kohderyhmille viestitään tapahtumasta?
• Mitkä ovat kohderyhmille kerrottavat ydinviestit tapahtumasta?
• Mitä viestintä- ja markkinointikanavia aiotaan käyttää?
• Miten tapahtumasta tiedotetaan ja miten sitä markkinoidaan konkreettisesti?
• Kuka/ketkä vastaavat viestinnästä ja markkinoinnista?
• Milloin markkinointi tulee aloittaa ja kuinka tiheästi viestintää pitää suorittaa?

Hyödynnä ennakkotiedottamisessa ja markkinoinnissa:

• Yhdistyksen nettisivuja
• Yhdistyksen sosiaalisen median kanavia
• Yhdistyksen uutiskirjettä sekä jäsenlehteä
• Paikallisia Facebook-ryhmiä
• Suomen Ladun tapahtumakalenteria
• Paikallislehden tapahtuma-palstaa
• Kunnan tai kaupungin omat tapahtumakalentereita
• Kauppojen, uimahallien yms. ilmoitustauluja
• Lisäksi paikallisia medioita (lehdet, radiot, uutiset) kannattaa lähestyä puhelimitse tai sähköpostilla. Näin voit saada ennakkouutisen tapahtumasta.
• Lehdistölle voi tehdä lisäksi tiedotteen, jossa toimittaja kutsutaan paikalle tapahtumaan. Kutsu toimittajalle pitää olla ehdottomasti selkeä ja kiinnostava! Toimittajat saavat paljon kutsuja erilaisiin tapahtumiin, joten on syytä erottautua joukosta. Henkilökohtaisia suhteita kannattaa käyttää!
• Lataa valmis tiedotepohja tästä. 

Jälkimarkkinointi

Jälkimarkkinointi tarkoittaa osallistujiin ja sidosryhmiin vaikuttamista tapahtuman jälkeen. Sen vaikutus on mahdollisimman suuri, kun tapahtumasta on kulunut vain vähän aikaa. Jälkimarkkinoinnin tavoitteena on vahvistaa positiivista mielikuvaa järjestävästä tahosta. Näin houkutellaan ihmisiä osallistumaan vastaavaan toimintaan myös tulevaisuudessa. Uusien jäsenien saaminen yhdistykseen on myös tärkeä jälkimarkkinoinnin tavoite. Järjestelyissä onnistumisesta kertoo esimerkiksi se, kuinka suuri osuus kävijöistä osallistuisi tapahtumaan uudelleen tai suosittelisi sitä muille. Sosiaalisessa mediassa voi jälkimarkkinoida tapahtumaa välittämällä tunnelmia ja tietoa tapahtumasta. Luvan antaneille voi tiedottaa järjestetystä tapahtumasta ja tulevasta toiminnasta esimerkiksi sähköpostilla. Paikallislehtiä ja järjestävän yhdistyksen omia nettisivuja voi myös hyödyntää vastaavalla tavalla. Tapahtuman esillä pitäminen myös jälkeenpäin antaa hyvän vaikutelman paitsi tapahtumaan osallistuneille myös kaikille Suomen Ladun toiminnasta kiinnostuneille. Jälkimarkkinoinnissa kannattaa kertoa saadusta palautteesta ja onnistumista.

Esteettömän ja saavutettavan – eli kaikille avoimen – tapahtuman järjestäminen ei välttämättä ole sen kummallisempaa kuin tapahtumajärjestäminen yleensä. Tämä pätee myös ulkoilutapahtumiin. Kyse on yleisestä vieraanvaraisuudesta ja hyvästä tavasta, joka palvelee suurta joukkoa erilaisia ihmisiä. Esimerkiksi perheet hyötyvät kaikille soveltuvista ympäristöistä, joissa liikkuminen lastenrattailla on helppoa.

Esteettömyydestä hyötyvät kaikki, eivät vain ne, joilla on toimintakyvyn rajoite. Parhaimmillaan yhdenvertaisuus lisää osallistujien määrää merkittävästi. Kaikille avoimessa tapahtumassa esteettömyys ja saavutettavuus on huomioitu kaikkien osallistumisen mahdollistamiseksi. Uskallus soveltaa ja kokeilla on kuitenkin usein tärkeämpää kuin ympäristön rakentaminen esteettömäksi.

Lue vapaaehtoistoimijalle suunnatut ohjeet kaikille avointen tapahtumien järjestämiseen Suomen Ladun tuottamasta oppaasta:
Opas ulkoilutapahtumien järjestäjille soveltavaan toimintaan.

K.O.W.A. – muistisääntö ulkoilun soveltamisen tapoihin

Kuormitus Olosuhteet Viestintä Välineet Apu

Tämän muistisäännön avulla tapahtumanjärjestäjä edistää kaikille avointa toimintaa huomioiden saavutettavuuteen vaikuttavat tekijät. Lähde asia kerralla edistämään kaikille avoimuutta. Tärkeintä ei ole jokaisen yksityiskohdan onnistuminen, vaan toiminnan lajityypillisyys, kohtaaminen ja kokeileva kulttuuri. Katso video aiheesta.

Kuormitus

Kuormitusta voidaan soveltaa muokkaamalla matkaa, toiminnan kestoa ja intensiteettiä. Aina ympäristö ei tarjoa taukopaikkoja, jolloin on hyvä kuljettaa vaikka riippumattoa tai retkijakkaraa mukana.

• Tauottaminen ja taukopaikat
• Eritahtisuuteen varautuminen
• Vaihtoehtoiset reitit

Olosuhteet

Olosuhteiden ja paikan valinta on soveltavamisen ydintä. Missä tehdään vaikuttaa paljon siihen, miten soveltaminen onnistuu. Myös kelin huomioiminen korostuu soveltamisessa, samoin kunnossapito ja huolto talvella.

• Maaston soveltuvuus
• Kelin vaikutus
• Valmiit taukorakenteet

Lue lisää esteettömästä ulkoilutapahtumasta.

Viestintä

Viestintä on keskeisessä asemassa soveltavassa ulkoilussa ja liittyy sekä markkinointiin että ohjaamiseen. Laita siis aivan ensiksi ennakkotiedon ja markkinoinnin saavutettavuusasiat kuntoon, jotta osallistujat tietävät toiminnasta. Saavutettavuus on monikanavaisuutta:

• Kuule: Ruudunlukijalla, äänitiedostosta, videon ääniraidasta
• Näe: Videot, kartat, kuvitus, symbolit
• Lue: Teksti aina myös tekstinä, (ei kuva) kestää suurennosta, toimii ruudunlukijalla
• Ymmärrä: Lyhyitä lauseita ja yleiskieltä

Lue lisää markkinointiviestinnän saavutettavuudesta.

Välineet

Luontoliikunnan välineet toimivat laajasti soveltamisen työkaluina. Jo lajin valinta voi toimia mahdollistajana. Lajikohtaisia välineitä voi myös muokata, esim. retkipatjalla, nippusiteillä ja teipillä. Luontoliikunnan apuvälineet toimivat mahdollistajina, kun edellä mainitut ratkaisut eivät riitä, tai jos lajia on niillä helpompi soveltaa.

• Lajikohtaiset välineet
• Välineiden muokkaaminen
• Luontoliikunnan apuvälineet

Apu

Aina ulkoilu ei suju ilman muiden apua. Avun tarpeeseen voidaan varautua jo suunnitteluvaiheessa. Laadukas ohjaaminen mahdollistaa moninaisten henkilöiden osallistumisen. Usein tuen tarve on vain kannustava ja ratkaisukeskeinen ilmapiiri sekä halu löytää ratkaisut yhdessä.

• Avustaminen
• Ohjaaminen
• Tuki

Lue lisää selkeästä ja soveltavasta ohjaamisesta.
Lue lisää erilaisten osallistujien kohtaamisesta.

Tutki lisää soveltavan ulkoilun materiaaleja

Videosarja soveltavasta ulkoilusta Vimeossa

Esimerkki videomuotoisesta esteettömyyskuvailusta Bisan majalta Vantaalta.

Onnistuneen tapahtuman tunnusmerkit on tehty auttamaan tapahtumaprojektin läpiviemistä ja sitä voi myös hyvödyntää tapahtuman laadun mittaamiseen. Kuinka moni alla olevista asioista teillä toteutui?

Suunnittelu

• Tapahtumalle on nimetty tapahtumavastaava, jonka apuna on järjestäytynyt organisaatio ja jaetut päävastuut
• Tapahtumalle on luotu projektisuunnitelma ja määritelty selkeät tavoitteet
• Tapahtuma on kirjattu yhdistyksen toimintasuunnitelmaan ja tapahtumavalmistelut on aloitettu hyvissä ajoin
• Tapahtumalle on luotu budjetti, joka tähtää vähintää nollatulokseen

Turvallisuus

• Tapahtumaan on nimetty turvallisuusvastaava
• Tarvittavat turvallisuusasiakirjat on täytetty
  • Riskikartoitus
  • Turvallisuussuunnitelma
  • Tarvittavat viranomaisilmoitukset on tehty
• Turvallisuusvastaava on tapahtumassa paikan päällä ilman erillistä muuta tehtävää
• Tapahtuman turvallisuustoimet/läheltäpiti -tilanteet käydään läpi tapahtuman jälkeen, raportoidaan eteenpäin Suomen Ladulle tai Tukesille sekä ne otetaan huomioon tulevassa toiminnassa ennaltaehkäisevästi.

Vapaaehtoiset

• Vapaaehtoisia on riittävästi ja työtä ei koeta liian kuormittavaksi
• Vapaaehtoisille on selkeästi määritellyt tehtävät
• Palaute vapaaehtoisilta on vähintään 4 (asteikolla 1-5)
• Vapaaehtoisia kiitetään ja palkitaan tehdystä työstä

Osallistujat

• Osallistujien määrä vastaa tavoitetta
• Osallistujilta kerätään palaute tapahtumasta
• Osallistujille tarjotaan mahdollisuutta liittyä Suomen Ladun jäseniksi
• Palaute tapahtumasta on vähintään 4. (Asteikolla 1-5)

Viestintä ja markkinointi

• Tapahtumalle on määritetty viestintä- ja markkinointivastaava(t)
• Tapahtumalle on tehty viestintäsuunnitelma
• Viestinnässä ja markkinoinnissa on huomioitu:
  • Sosiaalinen media
  • Jäsenyhdistyksen nettisivut
  • Suomen Ladun tapahtumakalenteri
  • Paikalliset ja alueelliset mediat, ts. mediatiedote lähetetty
• Tapahtumassa on huomioitu esteettömyys ja kuluttajille ilmoitettu mistä saa tarvittaessa lisätietoa
• Tapahtumasta on otettu laadukkaat kuvat

Miksi jäsenhankintaa?

Tapahtumat ovat loistavia tilaisuuksia esitellä Suomen Ladun ja jäsenyhdistyksen toimintaa sekä hankkia uusia jäseniä mukaan toimintaan. Tapahtumat vetävät usein paikalle paikallisesti suuren ja monipuolisen kohderyhmän ja kun toiminta on laadukasta ja vetää mukaan myös ei jäseniä, on helppo innostaa uudet tuttavuudet myös liittymään jäseniksi. Uusien jäsenien myötä yhdistys saa sekä rahoitusta omaan toimintaansa että parhaassa tilanteessa myös uusia käsipareja osaksi vapaaehtoistoimintaa. Kun jäsenyyttä osataan tarjota oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan, ei sitä tarvitse erikseen myydä tai tyrkyttää vaan kiinnostus lähtee uudesta jäsenestä itsestään.

Muista ennen tapahtumaa:

• Aseta jäsenhankinnalle tavoite
• Tutustu tapahtuman kohderyhmään ja mieti etukäteen mikä heitä voisi kiinnostaa
• Ohjeista kaikki tapahtuman vapaaehtoiset jäsenhankintaan ennen tapahtumaa
• Tilaa hyvissä ajoin kaikki jäsenhankinnan materiaalit
• Muista iloinen ja keskusteleva ote, kukaan ei tykkää tyrkyttämisestä

Miten rakentaa toimiva jäsenhankintapiste tapahtumaan?

Jokaisessa tapahtumassa olisi hyvä olla erikseen nimettynä henkilö, joka vastaa jäsenhankinnasta, tilaa ja valmistelee tapahtumaan kaikki jäsenhankintaan ja jäsenhankintapisteelle tarvittavat materiaalit. Lisäksi jäsenhankintavastaava perehdyttää kaikki vapaaehtoiset yleiseen jäsenhankintaan. Tärkeimpänä asiana on korostaa sitä, että jokainen jäsen on itsessään kävelevä jäsenhankkija.

Toimiva jäsenhankintapiste rakennetaan tapahtuman kannalta keskeisimmälle paikalle esimerkiksi tapahtuman infon tai sisäänkäynnin yhteyteen. Ulkotapahtumissa jäsenhankintapiste kannattaa sijoittaa tapahtumateltan alle ja sisätapahtumissa pisteeksi riittää esimerkiksi Suomen Ladun tiski tai pöytä. Jäsenhankintapisteelle kannattaa laittaa Suomen Ladun sekä paikallisyhdistyksen näkyvyyselementit mahdollisimman isosti näkyville. Onhan yhdistyksellä beach flägejä, banderolleja tai muita näkyvyyselementtejä käytössään?

Toimivalta jäsenhankintapisteeltä löytyy infoa ja tietoa jäsenyhdistyksen sekä Suomen Ladun toiminnasta. Tarjolla on eri ulkoilulajien esitteitä sekä mielellään jotain pientä jaettavaa pisteellä vierailevalle. Jaettavana voi olla esimerkiksi heijastimia ja karkkeja. Muistathan että jäsenhankintapiste kannattaa pitää aina miehitettynä.

Miten aktivoida ihmisiä ständille?

Aktiivinen toiminta jäsenhankintapisteellä herättää usein kiinnostusta ja ihmisiä kerääntyy ympärille seuraamaan mitä pisteellä tehdään. Leikkimielinen ja helppo kisailu toimii usein hyvänä aktivointina ja myös perheen pienimmät voivat osallistua leikkimieliseen kilpailuun.

Tässä muutamia helposti toteutettavia aktiviteetteja:

• “Arvaa, miten monta käpyä purkissa on”
• “Kuka kasaa trangian nopeimmin” – entäpä silmät sidottuna?
• “Arvaa, miten paljon tämä pakattu rinkka painaa”
• “Etsi Metsämörri tapahtuma-alueelta ja ota kuva – voita palkinto”

Järjestä jäsenhankintapisteellä myös arvonta. Palkintona voi olla jokin suurempi, ulkopuoliselta taholta lahjaksi saatu lahjakortti tai voitte arpoa useampia pienempiä tuotteita. Suomen Ladun kaupasta on tilattavissa myös valmis arvontasetti, joka sisältää arvontapalkintoja ja arvontalipukkeita. Arvontalipukkeessa voi kysyä myös osallistujan yhteystietoja ja halua kuulla lisää Suomen Ladun ja jäsenyhdistyksen toiminnasta. Muista myös tapahtuman jälkeen lähestyä näitä henkilöitä esimerkiksi sähköpostilla tai uutiskirjeellä.

Erilaiset ulkoilu- ja harrastusvälineet kiinnostavat usein myös potentiaalisia uusia jäseniä. Somistakaa pisteenne teltalla tai riippumatolla ja ottakaa pisteelle mukaan vaikka maastopyörä tai talvisesongissa liukulumikengät. Pitäkää myös huolta, että paikalla on joku, joka osaa tarvittaessa vastata kysymyksiin välineisiin liittyen.

Miten jäseniä houkutellaan?

Kysy potentiaaliselta jäseneltä:

• Mikä sinua kiinnostaa ja millaisia ulkoiluharrastuksia sinulla mahdollisesti on? Millaiset lajit ja toiminta kiinnostaa eniten?

Kerro potentiaaliselle jäsenelle:

• Millaista toimintaa teidän yhdistyksellänne on ja toivota tervetulleeksi mukaan
• Miksi itse olet mukana ja mitä jäsenenä saa (olla osa yhteisöä, edut, toiminta)?
• Kerro Suomen Ladun vaikuttamistyöstä ja mitä reittejä/laavuja/saunaa jne. juuri teidän yhdistys ylläpitää lähialueella

Tarjoa jäsenyyttä!

Muista myös tarjota mahdollisuutta jäsenyyteen heti paikan päällä. Jäseneksi voi liittyä suoraan osoitteessa www.suomenlatu.fi/liity tai vaihtoehtoisesti paperisella liittymislomakkeella, joka löytyy Suomen Ladun esitteiden kääntöpuolelta. Palkitse heti liittyvät jäsenet pienellä liittymislahjalla.

Tapahtumateltat yhdistysten käyttöön löytyvät kaikilta latualueilta ja teltan voi tilata ottamalla yhteyttä telttoja säilyttäviin yhteyshenkilöihin. Suomen Latu varaa oikeuden pyytää teltta käyttöön isojen kampanjoiden yhteydessä alueellisissa päätapahtumissa.

Tapahtumatelttaa käyttäessä huomioi aina:

• Riittävät painot suhteessa ennustettuun keliin (Huom. tuuli)
• Älä koskaan jätä telttaa vartioimatta tapahtuman aikana
• Kuivata teltta aina huolellisesti ennen pakkaamista
• Lainaaja on AINA vastuussa teltan asianmukaisesta käytöstä, mikäli teltta menee rikki tai vahingoittuu, ilmoita siitä aina viipymättä teltan vastuuhenkilölle.

Telttojen vastuuhenkilöt:
Järvenpään Latu/Ari Honkanen ari.honkanen@jarvenpaanlatu.fi, p. 040 829 4451
Huovinretki/Seila Hoppendorff, s.hoppendorff@gmail.com, p.050 537 5266
Saimaan Latu/Henri Kekkonen saimaanlatu.lpr@gmail.com, p. 040 840 5493
Kemin Latu/Ulla Liukkonen, liukkonen.ulla@gmail.com, p. 050 359 7381
Mikkelin Latu,/Seppo Povelainen, seppo.povelainen@gmail.com, p. 0400 651 727
Joensuun Latu/Sini Mäkiharju, sinisusannakoo@gmail.com p. 050 350 9140 (HUOM!Teltta siirtyy kevään 2026 aikana Leppävirralle)
Ylivieskan Latu/Seppo Kallio, seppo.kallio@ylivieskanlatu.fi, p.044 594 0408
Tampereen Taivaltajat/Matti Rahomäki, mattirahomaki@gmail.com, p. 050 572 3531