Viestintä ja markkinointi vaativat suunnittelua ja työtä, jotta tieto tapahtumasta tavoittaa kiinnostuneet. Tapahtumasta viestiminen ja hyvät ennakkotiedot lisäävät mielenkiintoa sekä madaltavat kynnystä osallistua tapahtumaan. Nykyisin on monia eri viestintäkanavia ja viestintäkanavan valinnassa kannattaa hyödyntää ajatusta siitä, kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä kanavaa pitkin tavoitetta heidät? Muista ilmoittaa kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä osallistujat tarvitsevat mukaan.
Ensimmäisenä kannattaa laatia tapahtumalle Viestintä- ja markkinointisuunnitelma. Suunnitelmaa voi lähteä rakentamaan seuraavien kysymysten avulla:
Hyödynnä ennakkotiedottamisessa ja markkinoinnissa:
Jälkimarkkinointi tarkoittaa osallistujiin ja sidosryhmiin vaikuttamista tapahtuman jälkeen. Sen vaikutus on mahdollisimman suuri, kun tapahtumasta on kulunut vain vähän aikaa. Jälkimarkkinoinnin tavoitteena on vahvistaa positiivista mielikuvaa järjestävästä tahosta. Näin houkutellaan ihmisiä osallistumaan vastaavaan toimintaan myös tulevaisuudessa. Uusien jäsenien saaminen yhdistykseen on myös tärkeä jälkimarkkinoinnin tavoite. Järjestelyissä onnistumisesta kertoo esimerkiksi se, kuinka suuri osuus kävijöistä osallistuisi tapahtumaan uudelleen tai suosittelisi sitä muille. Sosiaalisessa mediassa voi jälkimarkkinoida tapahtumaa välittämällä tunnelmia ja tietoa tapahtumasta. Luvan antaneille voi tiedottaa järjestetystä tapahtumasta ja tulevasta toiminnasta esimerkiksi sähköpostilla. Paikallislehtiä ja järjestävän yhdistyksen omia nettisivuja voi myös hyödyntää vastaavalla tavalla. Tapahtuman esillä pitäminen myös jälkeenpäin antaa hyvän vaikutelman paitsi tapahtumaan osallistuneille myös kaikille Suomen Ladun toiminnasta kiinnostuneille. Jälkimarkkinoinnissa kannattaa kertoa saadusta palautteesta ja onnistumista.