Henkilötietojen käsittely jäsenyysasioissa – mitä yhdistyksen tulee tietää
Turvallinen jäsentietojen käsittely on tärkeä osa hyvää yhdistystoimintaa. Kun pidämme huolta tiedoista yhdessä, vahvistamme jäsenten luottamusta ja tuemme koko yhdistyksen toimintaa.
Henkilötietojen käsittely on tärkeä osa yhdistysten arkea, sillä kaikki jäsenrekisteriin tai muulla tavoin koottuihin jäsentietoihin liittyvät tiedot ovat henkilötietoja. Näihin lukeutuvat esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kaikki muut tiedot, joista henkilö voidaan tunnistaa.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä eli jäsenellä on oikeus saada tietoa omien henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa tietonsa, vaatia niiden korjaamista tai poistamista sekä rajoittaa tietojen käyttöä. Lisäksi rekisteröity voi vastustaa tietojen käsittelyä ja pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen.
Miten henkilötietoja käsitellään?
Tietoja tulee käsitellä lainmukaisesti, huolellisesti ja vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty. Vain tarpeellisen määrän tietoa saa kerätä, tiedot on pidettävä ajan tasalla ja poistettava heti, kun niitä ei enää tarvita. Kaikessa käsittelyssä on huomioitava luottamuksellisuus ja tietoturva.
Turvalliset käytännöt Yhdistyspolun käyttöön
- Käytä ajan tasalla olevia ohjelmistoja ja tietoturvasovelluksia.
- Suojaa laitteet salasanalla tai muulla tunnistautumisella.
- Älä käsittele jäsentietoja julkisissa verkoissa tai avoimissa tiloissa.
- Jos epäilet tietoturvaloukkauksen tapahtuneen, ilmoita asiasta välittömästi Suomen Ladun toimistolle.
- Älä koskaan lähetä salaamattomia henkilötietoja sähköpostitse.
Tietojen säilytys ja poistaminen
Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen käyttötarkoituksen kannalta. Lisäksi lainsäädäntö, kuten kirjanpitolaki, voi asettaa säilytysvelvoitteita. Tieto on poistettava, jos jäsen sitä pyytää ja poistaminen on lain mukaan mahdollista.
Rekisterinpitäjä, yhteisrekisterinpitäjyys
Kunkin yhdistyksen säännöt määrittelevät, että sen on ylläpidettävä jäsenrekisteriä ja yhdistys tekee päätöksen Suomen Ladun jäsenrekisteripalvelun käyttämisestä. Suomen Latu tarjoaa palveluna jäsenyysasioiden hoitoa ja jäsenmaksulaskutusta. Niinpä molemmat ovat rekisterinpitäjiä. Yhteisrekisterinpitäjyys toteutuu, jos useampi taho (sopimuksen nojalla) yhdessä määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.
Tietosuojaseloste
Rekisteröidyille on annettava selkeä tietosuojaseloste, jossa kerrotaan, kuka rekisterinpitäjä on, mihin tarkoitukseen tietoja käytetään ja kuinka pitkään niitä säilytetään.
Katso videolta lisätietoja tietosuojasta:
Pitkä versio: https://vimeo.com/1120824041
Lyhyt versio: https://vimeo.com/1120823891