Järjestä tapahtuma

Ilmoittaudu tapahtumajärjestäjäksi

Ilmoittautumalla tapahtumajärjestäjäksi 7.5. mennessä, varmistat itsellesi Suomen Ladun tarjoaman maksuttoman materiaalipaketin, joka sisältää:

  • T-paidat ohjaajille, max 3kpl / yhdistys
  • Painetut tapahtumajulisteet
  • Vinkkejä lähiretkille -oppaita
  • Jäsenhankintaesitteitä

 

Kaikille ladattavissa olevaa viestintämateriaalia

Tutustu materiaaliin materiaalipankissa

Ilmoita tapahtuma Suomen Ladun tapahtumakalenteriin

Ilmoittamalla tapahtumasi Suomen Ladun tapahtumakalenteriin, varmistat että retkesi saa parhaan mahdollisen näkyvyyden kampanjasivulla. Huomioithan että yhdistysten tapahtumat tulee syöttää yhdistyspolun kautta

Lisää tapahtumakalenteriin

Aloita retken suunnittelu

Markkinointi ja viestintä

Retkestä viestiminen ja hyvät ennakkotiedot lisäävät mielenkiintoa sekä madaltavat kynnystä osallistua tapahtumaan. Nykyisin on monia eri viestintäkanavia ja viestintäkanavan valinnassa kannattaa hyödyntää myös aiempia ajatuksia siitä, kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä kanavaa pitkin tavoitetta heidät? Muista ilmoittaa kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä osallistujat tarvitsevat mukaan.

Ilmoita ainakin seuraavat tiedot:

  • Retken nimi:  “Retkelle-päivät: perheretki Rantalan lintutornille”
  • Aika ja paikka:
  • Saapumisohjeet (parkkipaikat yms)
  • Teema/Laji:
  • Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
  • Avoin kaikille vai vaaditaanko tietty taitotaso tai kohderyhmä?
  • Mitä retkelle tarvitaan mukaan?
  • Välineet? Saako niitä lainattua yhdistykseltä?
  • Tarvitaanko mukaan eväitä, juomista, vaihtovaatteita?
  • Mistä lisätietoja?

Missä kannattaa markkinoida:

  • Yhdistyksen oma tapahtumakalenteri ja verkkosivut
  • Suomen Ladun tapahtumakalenteri
  • Yhdistyksen somekanavat, Instagram ja facebook
     
  • Hyvissä ajoin: Ennakkoilmoitus tulevasta retkestä
  • Tapahtuman lähestyessä: Tarkempi kuvaus ja info retkestä
  • Päivää ennen: Muistutus retkestä + infot

Tee tapahtumasta Facebook -tapahtuma

  • Facebook -tapahtuma on helppo tapa tavoittaa ihmisiä, voit jakaa tapahtumaa esimerkiksi paikkakuntasi ryhmiin tai puskaradioon
  • Facebook -tapahtumassa voi jakaa jo etukäteen esimerkiksi kuvia järjestelyistä sekä ohjeistaa ja innostaa tulevia osallistujia
  • Facebook -tapahtuma toimii myös hyvänä viestintäkanavana, mikäli tapahtuman järjestelyihin tulee muutoksia
  • Lisätietoa sosiaalisen median käytöstä Suomen Ladun someoppaasta

Ladattavat viestintämateriaalit

  • Instagram -kuva Retkelle -logolla 3kpl
  • Facebook -kuvat Retkelle -logolla 3kpl
  • Facebook -tapahtuman kansikuva
  • Esitäytetty tiedotepohja lähetettäväksi medialle
  • Tapahtuma julistepohja (käsin/tietokoneella täytettävä)
  • Lataa materiaalit materiaalipankista

Tapahtumaturvallisuus & vakuutukset

Paras tapa ehkäistä onnettomuuksia, on varautua niihin etukäteen. Niinpä on erittäin tärkeää tehdä tapahtumasta ajankohtainen turvallisuus-suunnitelma sekä sen hetkisiin olosuhteisiin ja kohderyhmään kohdennettu riskianalyysi. Huomioithan että riskit muuttuvat tapahtuman ajankohdan, kohderyhmän, sään ja lajin vaihtuessa eli vanha riskianalyysi ei välttämättä sovellu uuten retkeen. Huomioithan myös että retkellä on mukana ensiapulaukku, sekä ensiaputaitoinen ohjaaja. Tarkista että ensiapulaukusta löytyy tarvittavat välineet.

Jokamiehenoikeudet

Retket ja tapahtumat ovat hyvä paikka tuoda esille jokamiehenoikeuksia, ulkoilijan ja retkeilijän vastuuta ja hyviä tapoja luonnossa liikuttaessa. Lue lisää jokamiehenoikeuksista täältä.

Tapahtuman aikana:

  • Luo hyvää fiilistä ja nauti mukavasta retkestä
  • Opasta, ohjaa, kannusta ja avusta
  • Laske ennen lähtöä laturetken osallistujat
  • Huolehdi osallistujien turvallisuudesta, varmista, että kaikki pysyvät mukana
  • Huolehdi tauoista - retken aikana voi pysähtyä vaikkapa laavulle tai nuotiopaikalle
  • Innosta lajin pariin, kerro yhdistyksen ja Suomen Ladun toiminnasta sekä rohkaise liittymään mukaan!

Tapahtuman jälkeen:

  • Huolehdi, että kaikki osallistujat pääsevät perille
  • Päivitä tapahtuman fiiliksiä viestintäkanaviinne, kuten sosiaaliseen mediaan
  • Kuvat tapahtumista lisäävät mielenkiintoa ja rohkaisevat myös myöhemmin mukaan
  • Uusien tapahtumien ja toiminnan suunnitteleminen
  • Tapahtumien jälkeen kannattaa kirjata ylös mikä toimi hyvin, mitä voisi kehittää ja kenties uudet ideat!
  • Kiitä osallistujia ja jos osallistujilta on mahdollista kysyä palautetta, niin kysy!