JÄSENREKISTERIPALVELUN PALVELUKUVAUS
Suomen Ladun jäsenyhdistyksilleen tarjoama jäsenrekisteripalvelu sisältää yhdistyksen jäsenyyksien hallinnan ja jäsenmaksulaskutuksen hoitamisen yhdistyksen puolesta sekä jäsenrekisterin sisältävän jäsentietojärjestelmän (“Yhdistyspolku”). Tässä palvelukuvauksessa esitellään palvelukokonaisuuden sisältö pääpiirteittäin. Tarkemmat palveluiden ja toimintojen yksityiskohdat viestitään yhdistyksille niille suunnatuissa uutiskirjeissä sekä Suomen Ladun verkkosivuilla julkaistuissa ohjeissa. Suomen Latu varaa oikeuden muuttaa palvelun sisältöä.
Jäsenyyksien hallinta
- Jäsenpalvelu puhelimitse, sähköpostitse ja muissa Suomen Ladun mahdollisesti käyttöönottamissa asiakaspalvelukanavissa arkipäivisin Suomen Ladun verkkosivuilla ilmoitettuina toimistoaikoina.
- Liittymiset, eroamiset ja jäsenyysmuutokset
- Henkilötietojen muutokset ja osoitteenmuutokset
- Laskutusasiat
- Jäsenten yleinen neuvonta jäsenyysasioissa, kuten itseasiointiportaalin käytön tuki
- Yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito ja päivittäminen jäsenyyksien osalta
- Jäsenten tietoja päivitetään rekisteriin jäsenten omien ilmoitusten ja jäsenyhdistysten ilmoitusten perusteella. Jäsenten osoitteita päivitetään myös Postin automaattisena osoitepäivityksenä kerran viikossa kaikkien niiden jäsenten osalta, jotka eivät ole tehneet postille osoitteen luovutuskieltoa.
Jäsenmaksulaskutus
Jäsenmaksulaskutus tapahtuu 3+12 -mallilla, jossa loka-joulukuussa liittyvän uuden jäsenen jäsenmaksu kattaa myös seuraavan vuoden jäsenyyden. Jäsenyysvuosi on kalenterivuosi. Nykyisten jäsenten vuotuisen jäsenmaksut laskutetaan vuodenvaihteessa tai alkuvuodesta. Suomen Latu hoitaa jäsenmaksujen laskutuksen, maksumuistutukset ja näistä aiheutuvat kulut jäsenyhdistyksen puolesta.
- Jäsenyhdistys syöttää jäsentietojärjestelmään vuosittain Suomen Ladun ilmoittamaan päivämäärään mennessä seuraavan vuoden jäsenmaksut ja liittymismaksut jäsenlajeittain. Yhdistyksen vastuulla on huolehtia, että syötettävät jäsenmaksut sisältävät sekä yhdistyksen osuuden että Suomen Ladun osuuden
- Suomen Ladun järjestökokous päättää Suomen Ladun osuudet jäsenlajeittain
- Suomen Latu lähettää vuotuiset jäsenmaksulaskut jäsenyhdistyksen jäsenille ensisijaisesti e-laskuna, sähköpostitse tai muulla digitaalisella toimitustavalla. Jäsenmaksulaskut voidaan lähettää myös Latu & Polku-lehden liitteenä tai kirjeenä mikäli niitä ei voida toimittaa digitaalisilla toimitustavoilla
- Uusien jäsenten jäsenmaksut laskutetaan liittymisen yhteydessä.
- Jäsenmaksulaskujen eräpäivä on kaksi viikkoa laskun päivämäärästä.
- Muistutuslaskut jäsenmaksuista lähetetään kaksi kertaa vuodessa. Ensimmäisen maksumuistutuksen eräpäivänä maksamaton jäsenyys muuttuu passiiviseksi jolloin jäsenen itseasiointipalvelun pääsy sulkeutuu
- Suomen Latu tilittää jäsenyhdistyksen jäsentietojärjestelmään ilmoittamalle pankkitilille jäsenyhdistyksen osuuden jäsenmaksuista viisi kertaa vuodessa. Tilitysaikataulu vahvistetaan aina vuoden alussa.
Jäsentietojärjestelmä eli Yhdistyspolku
Yhdistyspolkuun kuuluvat kokonaisuudet
- Jäsenrekisteri
- Luottamushenkilörekisteri ja ohjaajarekisteri
- Tapahtumanhallinta (tapahtumailmoittautuminen, maksuttomat ja maksulliset tapahtumat)
- Jäsenviestintä (uutiskirjeet suoraan jäsenrekisteristä)
- Tekninen rajapinta jäsenrekisterin tietosisältöön (voi integroida esim. omaan verkkosivustoon, yhdistys vastaa omista kustannuksistaan)
- Sähköinen jäsenmaksulaskutus
- Sähköinen jäsenkortti
- Jäsenen itsepalvelusivusto Jäsenpolku
- Ohjeet ja käyttäjätuki
Käyttäjätunnukset
- Yhdistyksellä on oikeus kahteen käyttäjätunnukseen. Enemmän tunnuksia voidaan myöntää perustellusta syystä.
- Yhdistykselle myönnettävät käyttöoikeustasot ovat
- Yhdistyskäyttäjä: oikeudet kaikkeen yhdistyksen jäsentietoon
- Tapahtumanjärjestäjä: oikeudet viestintä- ja tapahtumatyökaluihin sekä tarpeellisilta osin jäsentietoon.
- Käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaiset
- Käytössä on kaksivaiheinen tunnistautuminen
Käyttäjän tietoturvasäännöt (minimitaso) jäsenjärjestelmään kirjautumista ja sen käyttöä koskien
- Laitteissa käytössä ohjelmistot joihin saa turvallisuuteen liittyviä ohjelmistopäivityksiä ja päivitykset asennettu
- Käyttöjärjestelmä (esim. Windows 11, MacOS 14 tai uudempi, Android 13 tai uudempi, iOS 15 tai uudempi, tuettu Linux-versio)
- Selain (Chrome, Edge, Firefox, Safari)
- Virus- ja tietoturvauhkien torjuntasovellus (esim. F-Secure, Norton, Windows Defender)
- Laitteiden virustarkistus säännöllisesti tehty
- Jos tietokone tai laitteen toimintaa antaa aiheen virusepäilyyn, laite on tarkistettava/tarkistutettava riittävästi tietotekniikkaa tuntevan toimesta ja tarvittaessa käyttöjärjestelmä asennettava uudestaan.
- Laitteella vähintään salasana / pin-koodi tai muu tunnistautumistapa käytössä. Laitetta ei lainata muille eikä se ole yhteiskäyttöinen eli esimerkiksi perheenjäsenesi ei pitäisi käyttää laitetta.
- Kirjaudu Yhdistyspolusta ulos kun lopetat sen käytön.
- Älä ota yhteyttä Yhdistyspolkuun avoimista julkisista wlan/wifi-verkoista
- Älä käsittele henkilötietoja julkisella paikalla kuten junassa jossa muut näkevät näyttösi
- Jos tietokone tai laitteen toimintaa antaa aiheen välittömään virusepäilyyn – esimerkiksi näytöllä tapahtuu outoja – kirjaudu ulos, sulje selain, sammuta tietokone. Laite on tarkistettava/tarkistutettava riittävästi tietotekniikkaa tuntevan toimesta ja tarvittaessa käyttöjärjestelmä asennettava uudestaan ennenkuin voit jatkaa sen käyttöä.
- Jos epäilet että Yhdistyspolun sisältämiä tai sieltä lataamiasi jäsentietoja on anastettu tietokoneesi kautta tai tunnuksillasi, ILMOITA Suomen Ladun toimistolle jäsenpalveluun, ICT-päällikölle, järjestöpäällikölle tai toiminnanjohtajalle heti kun mahdollista. Ilmoita tapahtuneesta myös yhdistyksesi puheenjohtajalle.
Jäsenluettelon tarkastelu ja jäsenten tietojen muuttaminen sekä yhdistyksen tietojen muuttaminen
- Suomen Ladun jäsenpalvelu ja Jäsenpolku ovat jäsenten ensisijaiset asiointikanavat
- Yhdistys voi halutessaan päivittää jäsenten tietoja, esim. lisätä sähköpostiosoitteita, tai toimittaa jäsenelle tämän kaipaaman jäsenkortin tai laskun, sekä lisätä ja muokata ohjaaja- ja luottamushenkilötietoja
- Jäsenluetteloa tarkastellaan järjestelmän suodattimilla ja raporteilla
- Tärkeimmät suodattimet ja raportit ovat valmiina, mutta niitä voi tehdä itse lisää.
- Jäsenluettelon saa tiedostona ulos
- Yhdistys voi päivittää omia tietojaan, mm. yhteystietoja ja jäsenmaksuja
Jäsenviestintä
- Muotoillut sähköpostiviestit / uutiskirjeet jäsenkunnalle
- Vastaanottajajoukon rajaaminen säännöillä, ts. mitä tahansa henkilöihin sidottuja tietoja voi hyödyntää
- Kyselyt osana uutiskirjeitä
- Tilaaminen ja tilauksen peruuttaminen
Tapahtumatyökalut ja tapahtumakalenteri
- Julkaisu Yhdistyspolusta Suomen Ladun tapahtumakalenteriin tai suoraan tapahtumakalenterista
- Yhdistyspolusta julkaistuihin saa ilmoittautumisen ja tapahtumat näkyvät myös Jäsenpolussa
- Ilmoittautua voivat niin jäsenet kuin ulkopuoliset,kohderyhmä valittavissa
- Ilmoittautumiset näkyvät Yhdistyspolussa, jolloin näet ilmoittautuneiden jäsentiedot ja voit viestiä heille
- Muokattavat kyselyt ilmoittautumisen yhteydessä
Jäsenen itseasiointiportaali Jäsenpolku
- Omien tietojen päivittäminen
- Jäsenyydestä eroaminen ja jäseneksi liittyminen
- Jäsenmaksulaskujen tarkastelu
- Sähköinen jäsenkortti
- Tapahtumakalenteri ja tapahtumailmoittautuminen
- Sähköinen Latu&Polku-lehti
- Uutiskirjearkisto
Tarkemmat ohjeet yhdistyksille
Ohjeita ja toimintojen tarkempia kuvauksia julkaistaan Suomen Ladun verkkosivuilla