Järjestä hiihtotapahtuma

Kansallista hiihtopäivää vietetään jälleen 4.3.2023 ja kannustamme kaikkia jäsenyhdistyksiämme sekä muita tahoja järjestämään hiihtotapahtumia ympäri Suomen. Mikä olisikaan parempi tapa juhlistaa hiihtoa? Ohjeita voi hyödyntää myös muissa kauden tapahtumissa.

Tältä sivulta löydät vinkkejä hiihtotapahtumien järjestämiseen. Hiihtotapahtuma voi olla koko perheen hiihtopäivä tai vaikkapa tunnelmallinen laturetki. Huomioithan aina hyvät tavat sekä mahdolliset paikalliset säännöt ja rajoitukset.

Kansallinen hiihtopäivä on Suomen Hiihtoliiton järjestämä tapahtuma, jonka järjestelyissä Suomen Latu on mukana. Suomen Latu tukee järjestäjiä ohjeistuksen lisäksi sähköisellä viestintämateriaalilla sekä valtakunnallisella tiedottamisella. Järjestäjän vastuulla on hiihtotapahtuman suunnittelu, toteutus sekä markkinointi paikallisesti.

Ole tarvittaessa rohkeasti yhteydessä Jenniin: jenni.humalajoki@suomenlatu.fi / +358 46 921 5502

Ilmoittautuminen järjestäjäksi

Ilmoittautuminen järjestäjäksi avautuu 10.1.2023. Ilmoittaudu järjestäjäksi 19.2. ja olette mukana suksien voitelutelineen arvonnassa.

Hiihtotapahtuman järjestäminen

Hiihtotapahtuma voi olla esimerkiksi kaikenikäisille suunnattu tapahtuma, josta löytyy tekemistä niin aikuisille kuin lapsille. Tapahtuma voi olla esimerki ohjattu laturetki, johon voi yhdistää esimerkiksi lettujen tai makkaranpaistoa latumajalla tai laturetki voi suuntautua vaikkapa paikalliselle nähtävyydelle. Laturetki voi olla myös valmis reitti, jonka voi hiihtää omatoimisesti yhdistyksen ohjeiden avulla. Reitti voi kulkea huollettuja latuja pitkin, itse tehtyä latua pitkin tai jopa umpihangella omilla reiteillä. 

Tässä listattuna asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon suunnittelussa ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen.

Täällä voit tutustua Suomen Ladun yleiseen tapahtuman järjestämisohjeeseen.

Ennen tapahtumaa:

  • Mieti kohderyhmä, sopiva ajankohta ja tarvittava määrä ohjaajia sekä vapaaehtoisia. 
    • Ohjatulla laturetkellä on hyvä olla vähintään kaksi ohjaajaa varmistamassa, että ryhmä pysyy koossa. Mitä enemmän osallistujia, sitä useampi ohjaaja tarvitaan. Letka venyy helposti, ja on huolehdittava, että kaikki pysyvät mukana. Laturetken osallistujat voidaan myös jakaa eritasoisiin ryhmiin.
  • Varaa paikka, tarvittavat materiaalit tai tarjoilut
    • Missä tapahtuma järjestetään? Kysy lupa tapahtuman järjestämiseen kunnalta tai kaupungilta.
    • Tarvitaanko esimerkiksi reitin merkitsemiseen tarvikkeita? Tarjotaanko osallistujille jotakin?
    • Järjestetäänkö tapahtumassa oheistoimintaa?
  • Hyödynnä halutessasi yhteistyötä muiden lajien kanssa tai paikallisten toimijoiden kanssa (esimerkiksi varusteliikkeet tai vaikkapa paikallinen talviuintiyhdistys.)
  • Mikäli tapahtumaan osallistuu yli 200 henkilöä, on tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta ja pelastussuunnitelma. Ilmoitus yleisötilaisuudesta tulee tehdä myös mikäli tapahtuman järjestäminen vaatii erillisiä liikennejärjestelyjä. Tutustu tarkempaan ohjeistukseen täällä.
  • Huomioi tapahtuman turvallisuus
    • Riskikartoitus
    • Turvallisuussuunnitelma
    • Paras tapa ehkäistä onnettomuuksia, on varautua niihin etukäteen. Suomen Ladun tapahtumien osallistujat ovat vakuutettuja ja tapahtumiin on tehtävä turvallisuussuunitelma. Omassa yhdistyksessä turvallisuussuunnitelmasta voi tehdä oman pohjan, joka on helppo päivittää tapahtumia varten.
  • Ilmoita tapahtumista eri tiedotuskanavien avulla ja ilmoita ennakkotiedot osallistujia varten (lisää vinkkejä jäljempänä)
  • Valmistaudu kertomaan hiihdosta ja innostamaan uusia harrastajia mukaan!
  • Varasuunnitelmat: Entä jos ei ole lunta? Mitä jos on liikaa pakkasta?

Tapahtuman aikana:

  • Luo hyvää fiilistä ja nauti mukavasta hiihtotapahtumasta 
  • Opasta, ohjaa, kannusta ja avusta
  • Laske ennen lähtöä laturetken osallistujat
  • Huolehdi osallistujien turvallisuudesta, varmista, että kaikki pysyvät mukana
  • Huolehdi tauoista - laturetken aikana voi pysähtyä vaikkapa laavulle
  • Innosta lajin pariin, kerro yhdistyksen ja Suomen Ladun toiminnasta sekä rohkaise liittymään mukaan!

Tapahtuman jälkeen:

  • Huolehdi, että kaikki osallistujat pääsevät perille
  • Kiitä osallistujia ja päivitä tapahtuman fiiliksiä viestintäkanaviinne, kuten sosiaaliseen mediaan
  • Kuvat tapahtumista lisäävät mielenkiintoa ja rohkaisevat myös myöhemmin mukaan
  • Uusien tapahtumien ja toiminnan suunnitteleminen
  • Tapahtumien jälkeen kannattaa kirjata ylös mikä toimi hyvin, mitä voisi kehittää ja kenties uudet ideat!

Reitin suunnittelu

Reitin suunnittelussa tulee ottaa huomioon erityisesti kohderyhmä, olosuhteet sekä käytettävissä olevat resurssit. Onko laturetki suunnattu koko perheelle, aloittelijoille vai onko tarkoituksena hiihtää useita kymmeniä kilometrejä? Kulkeeko reitti hoidettuja latupohjia pitkin vai ajetaanko laturetkeä varten oma latu-ura? Kuljetaanko laturetkellä täysin koskematonta umpihankea pitkin? Lisäksi tulee ottaa huomioon maaston vaatimukset - nousut ja laskut.

Laturetki voi jakautua eri tasoisiin ryhmiin, joiden reitit määräytyvät kohderyhmälle sopiviksi. Reittiä suunnitellessa on hyvä ottaa huomioon mm. teiden tai jokien ylitykset. Mahdolliset muut vaaranpaikat, jyrkät nousut ja laskut sekä risteykset tulee huomioida myös ohjauksessa. Mikäli laturetki kulkee huollettuja latuja pitkin, ole yhteydessä niiden ylläpitäjään, jolloin voitte sopia tarvittaessa latujen huollosta sekä ilmoittaa tapahtumasta. Lisäksi laturetken järjestämiseen on syytä kysyä lupa tapahtumapaikkakunnalta tai -kaupungilta. Mikäli laturetkeä varten tehdään oma ura, tarvitaan maanomistajan lupa. 

Ideoita hiihtotapahtumiin

Hiihtotaphtumien ja laturetkien toteuttamiseen on lukuisia eri toteuttamistapoja. Tärkeintä on innostaa ihmiset ladulle nauttimaan hiihtämisen ilosta! Samassa tapahtumassa voi olla myös eri tapoja osallistua - sekä aloittelijoille, koko perheelle kuin konkareillekin.

Hiihtotapahtumat

Laturetket

  • Koko perheen tai aloittelijoiden laturetki
    • Reitti esimerkiksi 3-5 km päässä sijaitsevalle laavulle, jossa voi pitää evästauon
      • Laavulle voidaan hiihtää esimerkiksi porukassa ja tehdä tulet yhdessä, jokainen huolehtii omista eväistään. Varmista, että laavulla on puita.
      • Järjestävä taho voi huolehtia myös laavun tulien ylläpidosta ja tarjoiilusta
  • Laturetki hiihtokonkareille

    • Laturetken pituus yli 20 km

    • Laturetken jälkeen voi esimerkiksi järjestää yhteisen ruokailun tai vaikkapa saunomismahdollisuuden

  • Laturetki yhteisellä lähdöllä ja maalilla "massahiihtojen tyyliin"
    • Reittivaihtoehtoja voi olla useita ja reitit on merkittävä hyvin
    • Laturetkeä varten tulee rakentaa ilmoittautuminen sekä osallistujille numerolaput, jotta pystytään huolehtimaan siitä, että jokainen osallistuja pääsee maaliin ja osallistujille saadaan aika ja tuloslistaus
  • Omatoiminen laturetki
    • Reitin merkitseminen etukäteen maastoon tai kartalle
      • Reittivaihtoehtoja voi olla myös useampia eritasoisille hiihtäjille
    • Latumajalla esimerkiki pop-up-kahvila 
    • Valmis reitti madaltaa kynnystä lähteä hiihtämään

Varasuunnitelmat

Hiihtotapahtumien suunnittelussa kannattaa ottaa jo hyvissä mahdolliset haasteet olosuhteissa ja talven yllätyksellisyys. Joissakin tapauksissa tapahtuman järjestäminen voi olla mahdotonta, jolloin yksi vaihtoehto on miettiä tapahtumalle jo etukäteen varapäivä. Kannattaa miettiä jo etukäteen miten yllättävissä tilanteissa toimitaan. Mikäli tapahtuman järjestelyissä tulee muutoksia, tulee niistä tiedottaa huolellisesti tapahtuman osallistujille.

Näitä kannattaa miettiä jo etukäteen: 

  • Mitä jos ei olekaan lunta?
    • Onnistuuko lyhyemmän reitin hiihtäminen vaikkapa useampaan kertaan? 
    • Vaihtoehtoinen reitti esimerkiksi sauvakävellen?
    • Yhteinen ulkoilu Kansallisena hiihtopäivänä on joka tapauksessa mukavaa ja tällöin tapahtuman järjestelyt eivät mene hukkaan
  • Pakkasraja 
    • Yleisenä pakkasrajana kilpahiihdolle pidetään n. 20 asteen pakkaslukemaa. Pakkasen purevuuteen vaikuttavat kuitenkin myös esimerkiksi tuuli ja liikkumisen vauhdikkuus
    • Kovaan pakkaseen voi varautua esimerkiksi lyhentämällä reittiä tai muuttamalla tapahtuman alkamisajankohtaa
    • Täällä lisää kylmässä liikkumisesta
  • Miten muutoksista tiedotetaan osallistujille?

Hiihtotapahtumasta viestintä

Tapahtumasta viestiminen ja hyvät ennakkotiedot lisäävät tapahtuman osallistujia sekä madaltavat kynnystä osallistua tapahtumaan. Nykyisin on monia eri viestintäkanavia ja viestintäkanavan valinnassa kannattaa hyödyntää myös aiempia ajatuksia siitä, kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä kanavaa pitkin tavoitetta heidät? Muista ilmoittaa kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä osallistujat tarvitsevat mukaan.

Tapahtuman ennakkotiedot:

  • Aika ja paikka
  • Pituus ja hiihtovauhti
  • Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
    • Avoin kaikille vai vaaditaanko tietty taitotaso?
  • Kummalla hiihtotyylillä voi osallistua?
    • Millaiset varusteet tarvitaan? Voiko varusteita tai voiteluapua saada yhdistykseltä?
  • Tarvitaanko mukaan eväitä, juomista, vaihtovaatteita?

Vinkkejä viestintään:

  • Ilmoita tapahtuma Suomen Ladun tapahtumakalenteriin
  • Tee tapahtumasta Facebook-tapahtuma
    • Facebook-tapahtuma on helppo tapa tavoittaa ihmisiä, voit jakaa tapahtumaa esimerkiksi paikkakuntasi ryhmiin tai puskaradioon
    • Facebook-tapahtumassa voi jakaa jo etukäteen esimerkiksi kuvia järjestelyistä sekä markkinoida tapahtumaa
    • Facebook-tapahtuma toimii myös hyvänä viestintäkanavana, mikäli tapahtuman järjestelyihin tulee muutoksia
  • Mitä paremmat ennakkotiedot tapahtumasta on, sitä helpompi on tulla mukaan! Esimerkiksi kuvat, videot tai reittikuvaukset houkuttelevat hyvin uusiakin harrastajia mukaan.
  • Someoppaasta löydät lisää vinkkejä viestintään

Viestintämateriaali

Tapahtumien markkinoinnin tueksi on laadittu kaikkien järjestäjien yhteinen viestintämateriaali, jonka voit ladata itsellesi täältä.

​​

Lisäksi tapahtumassa tulee huomioda hyvä latuetiketti, jonka voi esimerkiksi tulostaa tapahtumapaikalle

Logo

Yhteistyössä

Logo
Logo
Logo