Tapahtumien järjestäminen ja EU:n tietosuoja-asetus

ti 27. helmikuuta 2018 13.17.00

Ilmoittautuminen tapahtumaan

Tapahtumaan ilmoittautuneiden tietoja pitää käsitellä huolellisesti. Kaikkein tärkeintä on tiedostaa, että tapahtumaan ilmoittautujat ovat antaneet omat tietonsa yhdistykselle vain tapahtumaa varten, eikä tietoja saa käyttää muihin tarkoituksiin tai jakaa eteenpäin.  

Miettikää, mihin tapahtuman ilmoittautumiset kerätään ylös ja missä ilmoittautumisia säilytetään. Onko osallistujalistaa kopioitu useammalle tapahtuman järjestäjälle? Löytyykö lista mahdollisesti kaikkien järjestäjien tietokoneen työpöydältä Excelinä, sähköpostista ja paperisena ohjaajien takin taskusta? Kaikki nämä ovat henkilötietolistoja ja ne pitää joko hävittää tapahtuman jälkeen, tai laittaa huolellisesti talteen, jos kyseessä on ollut maksullinen tapahtuma (kts. kohta osallistujatietojen säilyttäminen).

Ilmoittautumisen yhteydessä saa kerätä vain tarpeellisia tietoja. Miettikää siis, mitä tietoja henkilöistä tarvitsette tapahtuman järjestämistä varten ja kerätkää vain ne tiedot ylös. Esimerkiksi jos ette aio lähettää osallistujille mitään postitse, ei osoitetietoja ole tarpeen kysyä. 

Osallistujatietojen säilyttäminen ja hävittäminen

Kun pohditte, mitä tapahtumaan osallistuneiden tiedoille tulee tehdä tapahtuman jälkeen, miettikää, miksi olette keränneet tiedot ylös.

1. Jos tapahtuma on ilmaistapahtuma, hävittäkää osallistujatiedot heti tapahtuman jälkeen. Muistakaa kuitenkin kirjata tapahtuman osallistujamäärä ylös, jotta pystytte seuraamaan toimintaanne. Tietoja, joista yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa, saa säilyttää.

2. Jos tapahtuma on maksullinen, teidän on kirjanpitolain asettamien velvollisuuksien takia säilytettävä osallistujan tietoja vähintään kuusi vuotta. Kaikkia maksun todentamiseen tarvittavia tietoja kuuluu säilyttää. Tämä pätee kaikissa tilanteissa, joissa rahaa kulkee yhdistyksen tilin kautta.

3. Olipa kyse millaisesta tapahtumasta tahansa, niin osallistujien arkaluonteiset tiedot pitää tapahtuman jälkeen hävittää. Arkaluonteisia tietoja ovat mm. terveystiedot ja allergiat.

Muistakaa hävittää henkilötiedot aina huolellisesti. Paperinkierrätys ei ole oikea paikka henkilötietolistojen hävittämiselle, vaan henkilötietolistat tulee silputa ennen kierrätykseen viemistä.

Yhdistyksen kirjanpitoaineistoa kuuluu säilyttää huolellisesti esimerkiksi mapissa yhdistyksen toimistossa tai luottamushenkilön kotona.

Osallistujalistojen julkisuus ja lähettäminen muille osallistujille

Jos haluatte näyttää tapahtuman osallistujalistan muille osallistujille, pitää osallistujilta kysyä suostumus tähän tietojen jakamiseen. Toisaalta voi myös pohtia, onko tapahtumaan osallistujien nimilistan julkisuus tarpeellista.

Sama pätee kilpailujen lähtö- ja tuloslistoihin. Osallistujilta on siis hyvä kysyä myös kilpailuihin ilmoittautumisen yhteydessä suostumus tulosten ja lähtölistassa näytettävien tietojen julkaisemiseen.

Keräättekö ilmoittautumisia johonkin pilvipalveluun, joka näkyy kaikille joille linkki ilmoittautumiseen on lähetetty? Muistakaa silloin jakaa ilmoittautumislinkkiä sähköpostissa piilokopiona, eli niin, että vastaanottaja ei näe kaikkien niiden sähköpostiosoitteita, joille linkki on lähetetty. Kirjoittakaa ilmoittautumisen saatteeseen selkeästi, että ilmoittautumalla tapahtumaan tämän linkin kautta ilmoittautumiset näkyvät kaikille tapahtumaan osallistuville.

Vapaaehtoisten listat

Välillä tapahtumiin on vaikea löytää vapaaehtoisia, järjestyksenvalvojia tai EA-kortin suorittaneita ensiapuvastaavia, ja silloin tekisi mieli käyttää edellisen tapahtuman vapaaehtoislistaa apuna ja kysyä heitä uudestaan mukaan. Muistakaa kuitenkin, että jos vapaaehtoiset ovat ilmoittautuneet vain kyseiseen tapahtumaan vapaaehtoisiksi, ovat he antaneet yhteystietonsa vain tähän tarkoitukseen. Kysykää vapaaehtoiselta siis aina, onko ok kysellä jatkossakin häntä mukaan tapahtumiin vapaaehtoiseksi. Jos siis pidätte yhdistyksessä rekisteriä vapaaehtoisista, pitää listassa olevilla henkilöillä olla tästä tieto ja heiltä pitää kysyä suostumus tähän. Toki, jos vapaaehtoinen on antanut puhelinnumeronsa sinulle, voit jatkossakin kysyä häntä mukaan talkoisiin, mutta et voi lisätä hänen tietojaan yhdistyksen yhteiselle vapaaehtoislistalle kysymättä ensin häneltä, onko se ok.

Arvonnat tapahtumissa

Osallistujalla pitää olla aina tieto siitä, mihin hänen antamiaan tietoja käytetään. Esimerkiksi arvonnoissa tietoja saa käyttää vain arvonnan suorittamiseen ja palkintojen lähettämiseen, ei esimerkiksi tulevien tapahtumien markkinointiin. Jos kuitenkin haluatte hyödyntää järjestämiänne arvontoja yhdistyksen mainostamiseen, pitää arvontalipukkeissa olla erillinen rastitettava ruutu, jolla osallistuja voi antaa suostumuksensa tietojensa käyttöön yhdistyksen markkinointiviestinnälle.

Tapahtumaan ilmoittaudutaan Facebookin kautta

Jos tapahtumaan ilmoittaudutaan esimerkiksi Facebook-tapahtuman kautta, vastaa Facebook silloin muodostuvasta osallistujatietolistasta. Facebookin käyttäjät ovat hyväksyneet Facebookin rekisteriselosteen ja tapahtuman osallistujien näkyminen tapahtumassa kaikille on silloin osallistujien suostumukseen pohjautuvaa. Kuitenkin osallistujat ovat antaneet suostumuksen vain Facebookille, eikä tapahtumien osallistujat ole antaneet lupaa tietojen lataamiseen muuhun käyttöön. Niin kauan kun tiedot ovat vain Facebookissa, kyseessä on Facebookin ja käyttäjän välinen sopimus. Lisää Facebookin rekisteriselosteesta voi lukea täältä: https://www.facebook.com/privacy/explanation

Tapahtumissa valokuvaaminen ja valokuvien julkaiseminen

Valokuvia saa ottaa julkisissa tapahtumissa ja julkisissa tiloissa. Tapahtuma on julkinen, kun siihen voi osallistua kuka vaan eli kutsuttuna ei ole vain tietty ryhmä. Media saa myös vapaasti julkaista tapahtumien valokuvia, kunhan kuva sopii julkaisun asiayhteyteen. Jos yhdistykset haluavat käyttää tapahtumissa ottamiaan kuvia yhdistyksen markkinoimiseen, pitää kuvissa esiintyviltä henkilöiltä pyytää tähän suostumus. Muistakaa kysyä kuvatuilta suostumus myös silloin, jos haluatte merkata heidät nimellä kuviin, esimerkiksi Facebookissa tai yhdistyksen kotisivuilla. Yksityisissä tapahtumissa tai yksityisissä tiloissa kuvaamiseen ja kuvien julkaisemiseen pitää pyytää kuvattavilta kuvauslupa.

Lisätietoja tietosuoja-asetuksen vaikutuksista tapahtumien järjestämiseen:

Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta

Lyytin blogista

Tietosuojamallin keskusteluyhteisössä voit kysellä ammattilaisilta tietosuoja-asetuksesta lisää.

Me keräämme neuvoja tietosuoja-asetuksesta yhdistyspalvelut -sivustolle