Onnistuneen tapahtuman tunnusmerkit

"Onnistuneen tapahtuman tunnusmerkit" on tehty auttamaan tapahtumaprojektin läpiviemistä ja sitä voi myös hyvödyntää tapahtuman laadun mittaamiseen. Kuinka moni alla olevista asioista teillä toteutui?

Suunnittelu

  • Tapahtumalle on nimetty tapahtumavastaava, jonka apuna on järjestäytynyt organisaatio ja jaetut päävastuut
  • Tapahtumalle on luotu projektisuunnitelma ja määritelty selkeät tavoitteet
  • Tapahtuma on kirjattu yhdistyksen toimintasuunnitelmaan ja tapahtumavalmistelut on aloitettu hyvissä ajoin
  • Tapahtumalle on luotu budjetti, joka tähtää vähintää nollatulokseen

Turvallisuus

  • Tapahtumaan on nimetty turvallisuusvastaava
  • Tarvittavat turvallisuusasiakirjat on täytetty
    • Riskikartoitus
    • Turvallisuussuunnitelma
    • Tarvittavat viranomaisilmoitukset on tehty
  • Turvallisuusvastaava on tapahtumassa paikan päällä ilman erillistä muuta tehtävää
  • Tapahtuman turvallisuustoimet/läheltäpiti -tilanteet käydään läpi tapahtuman jälkeen, raportoidaan eteenpäin Suomen Ladulle tai Tukesille sekä ne otetaan huomioon tulevassa toiminnassa ennaltaehkäisevästi.

Vapaaehtoiset

  • Vapaaehtoisia on riittävästi ja työtä ei koeta liian kuormittavaksi
  • Vapaaehtoisille on selkeästi määritellyt tehtävät
  • Palaute vapaaehtoisilta on vähintään 4 (asteikolla 1-5)
  • Vapaaehtoisia kiitetään ja palkitaan tehdystä työstä

Osallistujat

  • Osallistujien määrä vastaa tavoitetta
  • Osallistujilta kerätään palaute tapahtumasta
  • Osallistujille tarjotaan mahdollisuutta liittyä Suomen Ladun jäseniksi
  • Palaute tapahtumasta on vähintään 4. (Asteikolla 1-5)

Viestintä ja markkinointi

  • Tapahtumalle on määritetty viestintä- ja markkinointivastaava(t)
  • Tapahtumalle on tehty viestintäsuunnitelma
  • Viestinnässä ja markkinoinnissa on huomioitu:
    • Sosiaalinen media
    • Jäsenyhdistyksen nettisivut
    • Suomen Ladun tapahtumakalenteri
    • Paikalliset ja alueelliset mediat, ts. mediatiedote lähetetty
  • Tapahtumassa on huomioitu esteettömyys ja kuluttajille ilmoitettu mistä saa tarvittaessa lisätietoa
  • Tapahtumasta on otettu laadukkaat kuvat