Järjestä tapahtuma

Tervetuloa Rakastu talviuintiin -tapahtuman järjestäjäksi!

Rakastu talviuintiin -tapahtumat ovat tärkeä osa Rakastu talviuintiin -viikkoa ja tavoitteena on saada mahdollisimman monta kaikille avointa tapahtumaa ympäri Suomen. Tapahtumat ovat hyvä tapa tehdä talviuintia tutuksi omalla paikkakunnalla. Suomen Latu tukee tapahtumien järjestäjiä viestinnällisesti, järjestämisohjeilla sekä sähköisellä viestintämateriaalilla. Jäsenhankintaa varten voi halutessaan tilata materiaalia erikseen. 

Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia seuraavista asioista:

  • Tapahtuma järjestetään Rakastu talviuintiin -viikon aikana 9.-15.1.2023
  • Tapahtuma on avoin kaikille ja talviuinti on maksutonta (saunasta ja mahdollisista oheispalveluista voi periä maksun)
  • Tapahtuman järjestäjä ilmoittaa tapahtuman Suomen Ladun tapahtumakalenteriin
    • Suomen Latu viestii yhteisesti tapahtumakalenteriin ilmoitetuista tapahtumista
    • Kaikkien 31.12.2022 mennessä ilmoittautuneiden järjestäjien kesken arvotaan kolme 50 euron arvoista lahjakorttia Saunakauppaan.
  • Paikallinen markkinointi (esimerkiksi Facebook-tapahtuman luominen, ilmoitukset paikallislehdessä, talviuintipaikalla tai vaikkapa kaupan ilmoitustaululla)
  • Tapahtuman suunnittelu ja turvallinen toteutus

Tältä sivustolta löydät lisätietoa ja vinkkejä talviuintitapahtuman järjestämiseen.

Mihin kaipaat vielä apua Rakastu talviuintiin -tapahtuman järjestelyissä? Ole rohkeasti yhteydessä Jenniin: jenni.humalajoki@suomenlatu.fi / +358 (0)46 921 5502

Lämpimästi tervetuloa Rakastu talviuintiin -tapahtuman järjestäjäksi!

Rakastu talviuintiin -tapahtuman järjestäminen

Rakastu talviuintiin -tapahtuma voi olla juuri teidän yhdistyksenne näköinen ja toteuttamistapoja on lukuisia. Keskeisintä on tarjota osalistujille mahdollisuus tutustua talviuintiin turvallisesti. Halutessaan tapahtuman yhteyteen voi miettiä esimerkiksi muuta oheistoimintaa kuten ohjattua alkulämmittelyä, tulistelua tai vaikkapa kutsua talviuntikonkari kertomaan talviuinnin vaikutuksista.

Tapahtuman suunnittelussa on syytä ottaa huomioon kohderyhmä. Talviuintitapahtuma voi olla esimerkiki koko perheelle suunnattu, jolloin ohjelmassa voi olla talviuinnin lisäksi lapsille suunnattua ohjelmaa. Tai mikäli paikkakunnallanne on innokkaita polkujuoksijoita, voi tapahtuman yhteyteen suunnitella vaikkapa polkujuoksulenkin. Talviuinti itsessään on mielenkiintoinen ohjelmanumero ja palkitseva laji, sillä jokainen kastautuminen kylmässä vedessä luo onnistumisen kokemuksen ja tuo mielihyvää. 

Apua talviuintitapahtuman suunnitteluun:

Tarkistuslista tapahtuman järjestäjille

Ennen tapahtumaa:

  • Mieti tapahtuman sisältö, sopiva ajankohta ja tarvittava määrä ohjaajia sekä vapaaehtoisia
  • Varaa tarvittavat materiaalit ja tarjoilut
  • Hyödynnä halutessasi yhteistyötä muiden lajien kanssa tai paikallisten toimijoiden kanssa (esimerkiksi varusteliikkeet, muiden lajien ohjaajat jne.)
  • Ilmoita tapahtumista eri tiedotuskanavien avulla (lisää vinkkejä jäljempänä)
  • Huomio tapahtuman turvallisuus
  • Valmistaudu kertomaan talviuinnista ja innostamaan uusia harrastajia mukaan!

Tapahtuman aikana:

  • Luo hyvää fiilistä ja nauti mukavasta yhdessä tekemisestä - tärkeintä on mukavan talviuintitapahtuman luominen
  • Huomioi erilaiset harrastajat - talviuintipaikalla voi käydä vaikka vain pyörähtämässä, veteen ei ole pakko pulahtaa
  • Talviuinnin kokeileminen saattaa olla monille jännittävä tilanne. Lue tilannetta ja ole etenkin aloittelijoiden tukena
  • Opasta, ohjaa, kannusta ja avusta
  • Innosta lajin pariin, kerro yhdistyksenne toiminnasta sekä rohkaise liittymään mukaan!
  • Huolehdi osallistujien turvallisuudesta

Tapahtuman jälkeen:

  • Kiitä osallistujia ja päivitä tapahtuman fiiliksiä viestintäkanaviinne
  • Kuvat tapahtumista lisäävät mielenkiintoa ja rohkaisevat myös myöhemmin mukaan
  • Uusien tapahtumien ja toiminnan suunnitteleminen
  • Tapahtumien jälkeen kannattaa kirjata ylös mikä toimi hyvin, mitä voisi kehittää ja kenties uudet ideat!

Tapahtumasta viestintä

Hyvä tapahtumasta viestiminen lisää tapahtuman osallistujia sekä madaltaa kynnystä osallistua tapahtumaan. Nykyisin on monia eri viestintäkanavia ja viestintäkanavan valinnassa kannattaa hyödyntää myös aiempia ajatuksia siitä, kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä kanavaa pitkin tavoitetta heidät? Muista ilmoittaa kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä osallistujat tarvitsevat mukaan. Esimerkiksi tapahtuma on avoin kaikille, mukaan tarvitset uima-asun, päähineen ja jalkineet ja pyyhkeen. 

Muista ilmoittaa tapahtuma Suomen Ladun tapahtumakalenteriin. Tapahtumakalenteriin ilmoitetut tapahtumat listataan kampanjasivulle. 

Vinkkejä viestintään

  • Ilmoita selkeästi aika, paikka, tarvittavat varusteet sekä muu mahdollinen ohjelma. Hyödynnä esimerkiksi viestintämateriaaleista löytyvää tiedotepohjaa.
  • Ilmoita tapahtuma Suomen Ladun tapahtumakalenteriin
  • Tee tapahtumasta Facebook-tapahtuma
    • Facebook-tapahtuma on helppo tapa tavoittaa ihmisiä, voit jakaa tapahtumaa esimerkiksi paikkakuntasi ryhmiin tai puskaradioon
    • Facebook-tapahtumassa voi jakaa jo etukäteen esimerkiksi kuvia talviuintipaikalta ja järjestelyistä sekä markkinoida tapahtumaa
  • Hyödyntäkää viestinnässä oman yhdistyksenne persoonallisuutta
  • Mitä paremmat ennakkotiedot tapahtumasta on, sitä helpompi on tulla mukaan! Esimerkiksi kuvat tai videot talviuintipaikalta houkuttelevat hyvin uusiakin harrastajia mukaan.
  • Hyödynä tapahtuman tunniste #rakastutalviuintiin
  • Someoppaasta löydät lisää vinkkejä viestintään

Ideoita Rakastu talviuntiin -tapahtuman järjestämiseen

Tässä ideoita talviuintitapahtuman järjestämiseen.

  • Avoin talviuintivuoro kokeneiden talviuintiharrastajien opastamana - talviuinti itsessään on jo mielenkiintoinen ohjelmanumero
  • Ohjattu sauvakävely-, polkujuoksu- tai maastopyöräilylenkki ja talviunti
  • Omatoiminen talviunti (huomioithan turvallisuuden!)
    • Arvonta kaikkien viikon aikana käyneiden kesken
    • Kaveri mukaan ilmaiseksi Rakastu talviuintiin -viikon ajan
  • Talviuintikummit 
    • Talviuintiohjaajien nimeäminen "kummeiksi", joiden kanssa voi sopia talviuintikokeilun ilmaiseksi.
  • Koko perheen talviuintitapahtuma 
    • Esimerkiksi pihapelit oheisohjelmana

Jäsenhankintapiste

Kasvava jäsenkunta luo pohjaa monipuoliselle toiminnalle paikallisesti ja tekee Suomen Ladusta merkittävän valtakunnallisen toimijan. Tapahtumassa kannattaakin olla mahdollisuus liittyä jäseneksi, esimerkiksi jäsenhankintapisteellä.

Yhdistykset tarjoavat mukavan yhteisön matalan kynnyksen liikuntaan ja ulkoiluun, edullisesti. Vaikka se on meille itsestäänselvyys, voi se yllättää monet tapahtuman osallistujat. Siksi tässä tapahtumassa kannattaakin tehdä kasvokkain jäsenhankintaa.

Jäsenhankintapisteen voi toteuttaa turvallisesti ulkona, talviuintipisteen lähellä. Samassa pisteessä voitte esitellä oman yhdistyksenne toimintaa ja kertoa, miten myös jatkossa pääsee uimaan. Pisteellä on hyvä päivystää koko ajan jonkun, joka voi jutella ihmisten kanssa, kysellä heiltä tunnelmia ja ovatko he kiinnostuneita ulkoilusta laajemminkin. Pisteen toteuttamiseen tarvitsette pöydän, jolle voitte laittaa materiaalit. Myös esim. beach flag toimii hyvin tapahtumaelementtinä.

Jäsenhankintapiste toimii parhaiten, jos siinä on jotain aktiivista tekemistä. Tapahtuman järjestäjät vovat halutessaan tilata ilmoittautumisen yhteydessä ilmaisen arvontasetin ja esitemateriaalia jäsenhankintapistettä varten.

Lisää vinkkejä jäsenhankintaan löytyy jäsenhankkijan tietopaketista yhdistyspalveluista.

Viestintämateriaalit tapahtuman järjestäjille

Materiaali on kaikkien Rakastu talviuintiin -järjestäjien käytössä. Lataa tiedostot itsellesi!

​