Ohjeet kiertuetapahtumien järjestäjille

Tapahtuman aikataulu ja ohjelma

Aloitus: Tapahtuman avaus ja tiivis yhdistyksen ja polkujuoksun esittely
Kenkien esittely ja testikenkien valinta 1. lenkille sekä Garminin kellojen esittely
1. Polkujuoksulenkki, mukana polkujuoksutekniikan harjoituksia n. 2 km reitillä
Lyhyt tauko, jolloin voi vaihtaa testikengät toisiin / tutustua yhdistykseen/ osallistua arvontaan
2. Polkujuoksulenkki, mukana erilaisia polkujuoksuun sopivia harjoitteita n. 2 km reitillä
Tapahtuma-alueella yhdistyksen jäsenhankintapiste ja Hokan kenkien testauspiste avoinna koko tapahtuman ajan.

Suomen Ladun ohjaaja saapuu kiertuemateriaalien kanssa tapahtumapaikalle n. 1 tuntia ennen tapahtuman alkua. Yhdistyksen vastuujärjestäjän ja apukäsien tulee olla paikalla n. 1 h ennen tapahtuman alkua pystyttämässä tapahtumatelttaa, kenkien testauspistettä jne.

Suomen Latu hoitaa

Polkujuoksun vastuuohjaaja
- Jokaiseen tapahtumaan tulee Suomen Ladun polkujuoksuohjaaja ohjaamaan tapahtuman kaksi polkujuoksulenkkiä.
Yhteistyökumppanit
- Hoka on Suomen Ladun jalkinekumppani, jonka polkujuoksukenkiä pääsee testaamaan kiertueella.
- Garmin on Suomen Ladun polkujuoksukumppani. Tapahtumissa on esillä ja testattavana Garminin tuotteita. Garminilta tulee beach flagit kaikkiin tapahtumiin. Kaikkien kiertueen osallistujien kesken arvotaan yksi Garminin lahjoittama kello. Suomen Latu hoitaa arvonnan.
- Huom! Yhteistyökumppaneilla on yksinoikeus tuotteiden markkinointiin ja myyntiin tapahtumissa, joten paikalle ei voi tulla muita paikallisia yhteistyökumppaneita tai tuote-esittelijöitä ja myyjiä.
Hokan polkujuoksukenkien testauspiste
- Jokaiseen tapahtumaan tulee Hokan kenkien testauspiste. Tuomme testikengät paikalle testattavaksi ja Hokan tuote-esittelijä tulee paikalle esittelemään kenkiä.
Tuomme tapahtumaa varten paikalle seuraavat tavarat:
- Suomen Latu -tapahtumateltta 3*3 metriä.
- 1 kpl Suomen Latu -beach flageja.
- Taittopöytä pöytäliinoineen.
- Hokan testikengät
- Garminin beach flag
- 25 kpl Suomen Latu -putkihuiveja liittymislahjoiksi.
- Latu&Polku-lehtiä tutustuttavaksi ja annettavaksi uusille jäsenille.
- Nippu Suomen Ladun jäsenesitteitä, joissa mukana liittymislomake. HUOM! Jos näitä täytetään, muistakaa ottaa lomakkeet talteen ja joko lähettää Suomen Latuun tai lisätä henkilöt itse jäseniksi https://liity.suomenlatu.fi/ löytyvän liittymislomakkeen kautta.
Markkinointi
- Kiertueen mainos Latu&Polku-lehdessä (ilmestyy 2.3.)
- Kiertuesivut Suomen Latu - Tapahtumat -sivulle
- Mainostus Suomen Ladun uutiskirjeessä, facebookissa ja instagramissa
- Mediatiedote ennen kiertuetta
- Huom! Päävastuu kiertuetapahtuman markkinoinnista on yhdistyksellä, luethan ohjeet alta.

Järjestävä yhdistys hoitaa

Vastuujärjestäjä
- Paikallisyhdistys on tapahtuman vastuujärjestäjä.
Polkujuoksureitin suunnittelu
- Järjestävä yhdistys suunnittelee etukäteen tapahtumassa juostavan lenkin. Suunnitelkaa ja käykää testijuoksemassa n. 2 km pituinen lenkki. Olisi hienoa että lenkki olisi koko matkan kapeaa metsäpolkua, lajin tekniikan ohjausta varten olisi myös hyvä, jos reitti sisältää ylä- ja alamäkiä.
- Suomen Ladun vastuuohjaaja ei tunne alueen polkuja, joten letkan vetäjäksi tarvitaan yhdistykseltä reitin tunteva apuohjaaja.
Apuohjaajat
- Yhdistys etsii tapahtumaan riittävän määrän apuohjaajia Suomen Ladun pääohjaajan tueksi. Sopiva määrä ohjaajia on n. 1 ohjaaja 10 osallistujaa kohden. Koska tapahtumien tavoitteena on vähintään 50 osallistujaa, toivomme teiltä löytyvän neljä apuohjaajaa. Jos tapahtumaan tulee paljon osallistujia, niin osallistujat voidaan jakaa useampaan ryhmään yhdistyksen ohjaajien avulla.
Jäsenhankinta
- On tärkeää, että tapahtumassa jokainen yhdistyksen edustaja osaa kertoa miksi kannattaa liittyä yhdistyksen jäseneksi ja mitä jäsenyydellä saa. Yhdistyksen kannattaa kuitenkin valita keskuudestaan etukäteen henkilö, jonka vastuulla on jäsenhankinnasta huolehtiminen. Tämä vastuuhenkilö huolehtii, että esitteet ja Suomen Ladun tapahtumaan tuomat liittymislahjat (esim. putkihuivi) ovat helposti saatavilla. Jäsenhankinnan vastaava myös juttelee osallistujien kanssa ja kertoo esimerkiksi tapahtuman aloituksen yhteydessä jäsenyydestä ja miten voi liittyä mukaan.
- Jos henkilö liittyy jäseneksi tapahtumassa, hän saa liittymislahjan lisäksi myös Latu&Polku -lehden. Mikäli tapahtumassa liittyy kokonainen perhe jäseneksi, voi liittymislahjat antaa jokaiselle perheenjäsenelle, kunhan muistaa kertoa että perheeseen jaetaan kuitenkin vain yksi Latu&Polku-lehti.
- Jos yhdistys on kiinnostunut hankkimaan tapahtumaan valmiiksi räätälöityjä jäsenhankinnan julisteita (julisteessa henkilö- ja perhejäsenmaksujen suuruus ja yhdistyksen logo), niitä voi tilata maksutta luomalla käyttäjätunnuksen Suomen Ladun verkkokauppaan. Jäsenhankinnan materiaalit eivät ole saatavilla verkkokaupassa ilman kirjautumista.
- Tapahtumamarkkinoinnin eli jäsenhankinnan materiaalit löytyvät osoitteesta: https://suomenlatu.viidakkostore.fi/tapahtumamarkkinointi/ Julisteen tilaustietoihin kirjataan kohtaan Lisätietoja yhdistyksen nimi ja/tai tapahtuman nimi sekä henkilö- ja perhejäsenmaksujen suuruudet. Myöhemmin yhdistystä pyydetään toimittamaan myös painokelpoinen logo.
Tapahtumapaikka
- Yhdistys vastaa tapahtumapaikan varaamisesta tapahtuman käyttöön.
Turvallisuus
- Tehkää etukäteen tapahtumalle turvallisuussuunnitelma joka sisältää riskikartoituksen, pohjat ladattavissa täältä: https://yhdistyspalvelut.suomenlatu.fi/fi/aineistot/turvallisuus-ja-vakuutusasiat/turvallisuusasiakirja.html.
- Lähetä turvallisuussuunnitelma etukäteen pääohjaajalle.
- Ottakaa turvallisuussuunnitelma mukaan tapahtumaan ja käykää se läpi tapahtuman ohjaajien kanssa ennen tapahtuman alkua.
- Sopikaa etukäteen tapahtumaan ensiapuvastaava
- Varatkaa mukaan ensiapulaukku
Luvat
- Luvan hankkiminen tapahtumapaikan omistajalta
- Lupien pyytäminen maanomistajilta
- Tarvittaessa yleisötapahtumasta tehtävä ilmoitus poliisille vähintään 5 päivää ennen tapahtumaa. katso tarkemmat ohjeet: https://poliisi.fi/yleisotilaisuudet
Markkinointi
- Lisää tapahtuma tapahtumakalenteriin: https://www.suomenlatu.fi/tapahtumakalenteri.html
- Luo kiertuetapahtumasta Facebook-tapahtuma ja käytä siinä nettisivuilta löytyvää Facebook-bannerikuvaa. Lisätkää Suomen Latu facebookissa tapahtuman rinnakkaisjärjestäjäksi. Tapahtuman luonnin jälkeen tapahtumaan kannattaa postata fiiliskuvia polkujuoksusta ja kertoa mitä tapahtumassa luvassa.
- Täyttäkää julistepohja omilla tapahtumatiedoilla, tulostakaa ja viekää se kiertuepaikalle / muille ulkoilupaikoille mainostamaan tapahtumaa.
- Muu paikallinen mainostus, esim. jäsenlehdessä, yhdistyksen nettisivuilla, yhdistyksen Facebookissa, Instagramissa, paikallislehdessä yms.
- Kutsukaa kaverit ja muut polkujuoksusta kiinnostuneet paikalle!